1. Marco legal y objeto
La presente política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas compiladas en el Decreto 1074 de 2015, así como las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Su objeto es informar a los titulares cómo SOHENCA recolecta, usa, almacena, circula y suprime sus datos personales, y cuáles son los derechos y procedimientos para ejercerlos.
2. Identificación del responsable del tratamiento
- Razón social
- SOHENCA DESIGN S.A.S. (en adelante, "SOHENCA")
- NIT
- 901149254-3
- Domicilio principal
- Calle 17 # 23-06, Cali, Valle del Cauca, Colombia
- Correo electrónico
- sohenca.colombia@gmail.com
- Teléfono
- 315 467 0781
- Sitio web
- https://sohencadesign.com/
- Representantes legales
- Claudia Cristina Solano Gil y William Samuel Henao Gutiérrez
3. Definiciones
Para efectos de esta política se adoptan las definiciones de la Ley 1581 de 2012, entre ellas:
- Dato personal: información vinculada o vinculable a una persona natural determinada o determinable.
- Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
- Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento.
- Encargado: quien trata datos por cuenta del responsable.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
4. Principios
SOHENCA aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012.
5. Titulares y datos que se recolectan
SOHENCA trata datos de las siguientes categorías de titulares: clientes, prospectos, proveedores, empleados, candidatos a vinculación y visitantes del sitio web.
Los datos recolectados son exclusivamente de identificación y contacto: nombre, número de cédula, correo electrónico, número de celular y dirección. SOHENCA no recolecta datos sensibles (salud, origen racial, orientación sexual, biometría, convicciones políticas o religiosas, entre otros) ni datos de niños, niñas y adolescentes. Si por error se recibieran, serán suprimidos, salvo que exista autorización válida y una finalidad legítima.
Adicionalmente, a través de cookies y herramientas de analítica y publicidad (como Google Analytics y Meta Pixel) pueden recolectarse datos de navegación, como dirección IP, tipo de dispositivo y páginas visitadas.
6. Finalidades del tratamiento
Los datos personales serán tratados para las siguientes finalidades:
- Clientes y prospectos: elaborar y enviar cotizaciones, ejecutar la relación comercial, facturar y cobrar, atender solicitudes, y enviar información comercial, promociones y novedades de SOHENCA por correo electrónico, WhatsApp, redes sociales u otros medios.
- Proveedores: cotizar, contratar, facturar y pagar bienes o servicios, y gestionar la relación contractual.
- Empleados y candidatos: gestionar procesos de vinculación y la relación laboral, en los términos que exija la ley.
- Visitantes del sitio web: atender los formularios de contacto, medir el uso del sitio y mejorar la experiencia, y realizar mercadeo y publicidad digital.
- Todos los titulares: cumplir obligaciones legales, contables y tributarias, y atender requerimientos de autoridades competentes.
7. Canales de recolección
Los datos se obtienen a través de formularios del sitio web, WhatsApp, redes sociales, correo electrónico, visitas y reuniones presenciales, y mediante cookies y herramientas de analítica y publicidad.
8. Autorización
El tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. SOHENCA la obtiene mediante una casilla de aceptación en su sitio web, que el titular debe marcar de manera voluntaria antes de enviar sus datos; en los demás canales podrá obtenerse por escrito, por medio electrónico o mediante conductas inequívocas del titular. SOHENCA conservará prueba de la autorización. No se requiere autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (por ejemplo, información requerida por una autoridad en ejercicio de sus funciones o datos de naturaleza pública).
9. Derechos de los titulares
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley la exceptúe.
- Ser informado, previa solicitud, del uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales objeto de tratamiento.
10. Área responsable y procedimiento para consultas y reclamos
El área de Comunicación de SOHENCA es la encargada de atender consultas, reclamos y solicitudes de rectificación, actualización o supresión de datos, a través de:
- Área
- Comunicación
- Correo electrónico
- sohenca.colombia@gmail.com
- Dirección física
- Calle 17 # 23-06, Cali, Valle del Cauca
- Teléfono
- 315 467 0781
10.1 Consultas
El titular podrá consultar la información personal que reposa en las bases de datos de SOHENCA. La consulta será atendida en un máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recibo. Si no fuere posible, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no podrá superarcinco (5) días hábiles adicionales.
10.2 Reclamos
El titular que considere que sus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o que advierta un presunto incumplimiento de la ley, podrá presentar un reclamo con su identificación, la descripción de los hechos, su dirección de notificación y los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo está incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo subsane; transcurridos dos (2) meses sin respuesta se entenderá que desistió. El reclamo será resuelto en un máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables porocho (8) días hábiles adicionales cuando no sea posible atenderlo en ese término, informando los motivos al titular.
10.3 Requisito de procedibilidad
El titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SOHENCA.
11. Encargados y terceros que acceden a los datos
Para el desarrollo de sus actividades, SOHENCA podrá transmitir datos a proveedores que actúan como encargados, tales como plataformas de CRM, servicios de hosting, plataformas de email marketing, software contable y servicios de almacenamiento en la nube, así como a proveedores de analítica y publicidad. SOHENCA exigirá a estos terceros condiciones de confidencialidad y seguridad adecuadas. Algunos de estos proveedores pueden estar ubicados fuera de Colombia, por lo que el titular, al otorgar su autorización, acepta la transmisión internacional de sus datos para las finalidades descritas. SOHENCA no vende datos personales.
12. Cookies y tecnologías de seguimiento
El sitio web utiliza cookies y herramientas de analítica y publicidad (Google Analytics, Meta Pixel u otras) para medir el tráfico, entender el comportamiento de los visitantes y personalizar la publicidad. El titular puede configurar su navegador para bloquear o eliminar cookies, lo cual podría afectar algunas funciones del sitio.
13. Medidas de seguridad
SOHENCA adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas: control de accesos a los sistemas, uso de contraseñas, y copias de respaldo de la información. Los incidentes de seguridad que afecten los datos serán gestionados y, cuando corresponda, reportados a la SIC.
14. Conservación y supresión
Los datos personales se conservarán mientras subsistan las finalidades para las que fueron recolectados, la relación con el titular y las obligaciones legales, contables y tributarias aplicables. Mientras el titular no revoque su autorización ni solicite la supresión, SOHENCA mantendrá sus datos en sus bases de manera continua. Cuando el titular solicite la supresión y no exista deber legal o contractual de conservarlos, los datos serán eliminados de las bases de datos.
15. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD)
SOHENCA verificará si está obligada a inscribir sus bases de datos en el RNBD de la SIC (obligación aplicable a sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT) y, de ser el caso, cumplirá con la inscripción y actualización dentro de los plazos legales.
16. Vigencia y modificaciones
La presente política rige desde su publicación y estará vigente hasta el 31 de diciembre de 2026, salvo que sea modificada o reemplazada antes. Cualquier cambio sustancial será comunicado a los titulares mediante el sitio web u otros medios idóneos.